Transformez votre gestion de contenus
d'entreprise
Quelles sont les nouveautés apportées par HEYSQUID extension PORTAL dans le monde de la gestion de contenu ?
HEYSQUID PORTAL est un portail documentaire personnalisé pensé pour les entreprises : il offre une recherche optimisée, une navigation intuitive et un accès fluide aux documents critiques.
Créer rapidement un portail documentaire sur mesure qui simplifie la recherche, la navigation et le partage de vos informations.
Garantir l’accès aux bonnes informations avec HEYSQUID PORTAL
Dans un monde où l’information est la clé du succès, la gestion de vos contenus devient essentielle pour maintenir votre avantage concurrentiel. C’est là qu’intervient l’extension Portail Documentaire de HEYSQUID, une solution tout-en-un qui simplifie la gestion de vos informations.
Découvrez comment cette solution innovante peut transformer votre gestion de contenus.
« PORTAL, c’est notre espace de référence.
On structure, on indexe, on publie : toutes les équipes accèdent enfin au bon document, au bon moment. C’est de la gestion documentaire augmentée. »
— Élodie, Consultante en knowledge management
Un portail documentaire personnalisé
L’extension Portail Documentaire de HEYSQUID vous permet de créer un portail documentaire sur mesure qui simplifie la recherche, la navigation et le partage de vos informations.
Voici comment elle peut bénéficier à votre entreprise :
Interface intuitive
Notre portail documentaire est doté d’une interface intuitive qui facilite la recherche et la récupération d’informations. Vos équipes peuvent trouver rapidement les documents dont elles ont besoin, améliorant ainsi leur productivité.
Personnalisation complète
Vous pouvez personnaliser entièrement votre portail pour qu’il corresponde à l’identité visuelle de votre entreprise. Ajoutez votre logo, vos couleurs et créez une expérience utilisateur unique.
Workflow personnalisables
Heysquid offre des workflows personnalisables qui s’adaptent à vos besoins spécifiques. Gérez et suivez facilement le flux de travail de création, d’édition et de publication de vos contenus.
Fabrication de formulaires d'édition de contenus personnalisés
Créez des formulaires d’édition de contenus personnalisés pour simplifier la création et la mise à jour de vos informations.
Compatibilité et import/export de tous types de contenus
HEYSQUID prend en charge l’importation et l’exportation de tous types de contenus, ce qui vous permet de travailler avec les formats qui vous sont familiers.
Flux de
publication et de diffusion paramétrables
Paramétrez complètement vos flux de publication et de diffusion pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de communication.
Les fonctionnalités majeures de HEYSQUID extension PORTAL
L’extension PORTAL, portail documentaire de HEYSQUID est une solution évolutive. Que votre entreprise soit petite ou grande, elle peut s’adapter à vos besoins en expansion. Vous pouvez également intégrer des fonctionnalités supplémentaires au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise.
Vue arborescente du plan de classement
Le plan de classement de HEYSQUID PORTAL permet une organisation claire et intuitive des contenus grâce à une vue arborescente optimisée. Ses principales fonctionnalités sont :
- Affichage structuré sous forme d’arborescence, facilitant la navigation entre les collections et sous-collections.
- Gestion flexible avec la possibilité de créer, déplacer et réorganiser les éléments selon les besoins documentaires.
- Accès rapide aux informations grâce à une interaction dynamique avec les résultats de recherche.
- Prise en charge des droits d’accès pour restreindre l’affichage et la modification selon les profils utilisateurs.
- Personnalisation des métadonnées pour enrichir la classification et faciliter les recherches avancées.
Grâce à cette structuration, HEYSQUID PORTAL optimise l’exploration et la gestion des contenus dans un environnement maîtrisé
Recherche avancée, métadonnées et filtres
Le champ de recherche principal de HEYSQUID PORTAL offre une exploration rapide et efficace des contenus grâce à ses fonctionnalités avancées :
- Recherche intelligente et dynamique avec prise en charge des mots-clés et suggestions automatiques.
- Utilisation d’alias et d’opérateurs logiques (ET, OU, NON) pour affiner les requêtes.
- Placeholders et filtres personnalisables pour des recherches avancées.
- Affinage des résultats via des facettes adaptées à vos collections.
- Intégration aux espaces de travail pour une navigation fluide et intuitive.
Optimisez l’accès à vos informations grâce à HEYSQUID PORTAL et son moteur de recherche performant
Suivi des activités et de l'historique
HEYSQUID PORTAL assure une traçabilité complète des contenus grâce à un suivi détaillé des activités et de l’historique :
- Historique des actions : enregistrement de toutes les modifications, validations et publications effectuées.
- Visualisation des états : affichage des transitions entre les statuts d’un contenu pour suivre son cycle de vie.
- Journal des événements : accès aux logs détaillés pour identifier les utilisateurs et les opérations effectuées.
- Gestion des versions : archivage et restauration des anciennes versions d’un document en cas de besoin.
- Notifications et commentaires : possibilité de suivre et commenter les modifications pour une collaboration optimisée.
Cette gestion avancée garantit un contrôle total et une transparence optimale sur l’évolution des contenus
Indexation des documents et métadonnées
HEYSQUID PORTAL optimise la gestion et la recherche de contenus grâce à une indexation avancée des documents et métadonnées :
- Extraction automatique des métadonnées lors de l’import de documents pour un enrichissement structuré.
- Personnalisation des champs d’indexation selon les besoins spécifiques des collections de contenu.
- Recherche optimisée grâce à l’indexation des attributs, permettant une navigation rapide et précise.
- Mapping des métadonnées pour organiser et standardiser les informations documentaires.
- Gestion des droits d’édition afin de sécuriser la modification des métadonnées sensibles.
Cette approche garantit une classification efficace et une accessibilité optimale des contenus
Actions sur les contenus (admin)
HEYSQUID PORTAL offre une gestion avancée des contenus grâce à des actions adaptées aux besoins des utilisateurs :
- Édition des métadonnées : mise à jour des informations descriptives d’un contenu pour améliorer son classement et sa recherche.
- Importation de contenus : ajout de nouveaux documents dans l’application avec assignation aux collections appropriées.
- Suppression sécurisée : suppression de contenus tout en conservant l’historique et la traçabilité des actions.
- Exportation et partage : extraction de fichiers dans différents formats et envoi vers des systèmes tiers.
- Gestion des versions : suivi des modifications et récupération d’anciennes versions en cas de besoin.
Ces fonctionnalités permettent une gestion efficace et structurée des contenus au sein de HEYSQUID PORTAL.
Définition des liens entre les contenus (admin)
HEYSQUID PORTAL permet de structurer les contenus en définissant des relations personnalisées entre les collections. Depuis l’interface d’administration, les administrateurs peuvent :
- Créer des relations entre collections pour organiser les contenus de manière cohérente.
- Définir la cardinalité des relations (un ou plusieurs éléments liés par collection).
- Gérer la force des relations :
- Weak : la suppression d’un élément ne casse pas la relation.
- Strong : la suppression d’un élément entraîne celle des contenus associés.
- Visualiser graphiquement les relations entre contenus pour une gestion simplifiée.
Cette flexibilité permet une organisation optimale et une navigation intuitive entre les contenus liés.
Gestion des workflows complexes (admin)
HEYSQUID PORTAL permet d’orchestrer des workflows complexes pour structurer le cycle de vie des contenus depuis la console d’administration. Ses principales fonctionnalités incluent :
- Création et personnalisation de workflows en définissant les étapes et transitions entre statuts.
- Association de workflows aux collections pour automatiser le suivi des contenus.
- Définition de règles et conditions avancées pour automatiser les validations et notifications.
- Gestion des rôles et permissions pour sécuriser les interventions des utilisateurs selon leur profil.
- Suivi graphique du workflow avec visualisation en temps réel des statuts et actions en attente.
Grâce à cette gestion avancée, HEYSQUID PORTAL optimise la collaboration et le contrôle des processus documentaires
Référentiel et listes hiérarchiques composites (admin)
HEYSQUID PORTAL facilite la gestion des référentiels et des listes hiérarchiques composites grâce à une structuration avancée :
- Création et import de référentiels au format XML pour un enrichissement centralisé des données.
- Gestion de listes de valeurs sous différentes formes :
- Liste plate : énumération simple sans relation hiérarchique.
- Liste hiérarchique : structuration avancée basée sur la norme SKOS.
- Interopérabilité avec des sources externes via des API JSON pour un référencement dynamique.
- Association des référentiels aux champs de saisie pour garantir cohérence et standardisation.
- Multilinguisme : gestion des libellés selon plusieurs langues pour une accessibilité accrue.
Ces fonctionnalités assurent une organisation rigoureuse et facilitent l’exploitation des données au sein de HEYSQUID PORTAL.
Choisissez l’extension qui vous correspond
HEYSQUID est disponible en version standard ou avec des extensions adaptées à vos métiers, vos projets.
La solution éditoriale complète, prête à l’emploi pour la Presse et les groupes de communication
Le plus performant des standards documentaires enfin à votre portée simplement
Maitriser ses connaissances avec la solution HEYSQUID et son extension portail documentaire
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