À quoi sert un Plan de Classement ?
L’arborescence est généralement l’interface la plus sollicitée par les utilisateurs de tout système informatique, car elle est le reflet de leur organisation hiérarchique des fichiers enregistrés dans un disque dur. Mais, force est de constater que chaque utilisateur, chaque service, chaque société a sa propre façon d’organiser ses fichiers.
Dès lors, comment répondre aux besoins lors de changements organisationnels, de nouveaux métiers et rôle qui nécessiteraient un réagencement de fichiers ?
C’est ici que nous retrouvons l’un des rôles clés de notre système de gestion de contenus Heysquid. Le rôle qui s’affranchit des contraintes de localisation physique des fichiers par l’indexation des informations internes aux fichiers (le contenu) et par les métadonnées de gestion (le contenant).
Une des réponses aux besoins de réagencement apportée par Heysquid consiste en la faculté de pouvoir aisément construire un Plan de Classement vous permettant de retrouver votre arborescence telle que vous souhaitez la retrouver.
Un Plan de Classement sert, d’une part, à structurer un ensemble de documents et d’autre part, à naviguer pour rechercher plus rapidement une information.
Le Plan de Classement permet :
- D’uniformiser la gestion des documents au sein du service
- De constituer des dossiers logiques complets en établissant leur contexte
- D’avoir une vision globale de la production documentaire du service
- De gérer les documents selon une structure de classement
- De partager les connaissances au sein du service
- De posséder une même logique de classement et une structure compatible avec d’autres systèmes
- L’aide à la recherche (faciliter le repérage des documents, en plus du moteur de suggestions et de facettes)
Qu’est-ce que le Plan de Classement selon Heysquid ?
Le Plan de Classement est la colonne vertébrale d’un système de GED ou de Record Management, il est une aide supplémentaire à la recherche de documents.
Le Plan de Classement organise les objets documentaires du système :
– Les documents (article de presse, fiche descriptive, etc.)
– Les fichiers (bureautique, média, etc.)
– Les dossiers (assemblage de documents, de fichiers, de sous-dossiers)
Comme il existe plusieurs types de Plan de Classement, Heysquid profite de son agilité afin de toujours proposer la meilleure implémentation. Voici les différentes formules offertes par notre système de gestion de contenus :
– Classement hiérarchique (à l’aide de dossiers)
– Classement par catégorisation des documents (métadonnée d’un document pilotée par un référentiel hiérarchique)
– Classement thématique (métadonnée d’un document pilotée par un thésaurus)
Quel que soit le type de solution envisagée, le Plan de Classement se présente comme une hiérarchie de dossiers et de sous-dossiers.
C’est bien cette arborescence que le gestionnaire matérialisera en s’appuyant sur les interfaces d’administration de Heysquid.
Quelles sont les nouveautés apportées par Heysquid ?
1. L'arborescence dynamique
Avec Heysquid, il est possible de mixer un accès via le Plan de Classement et un filtrage avec le moteur de recherche et/ou le moteur de facettes.
Ci-contre, un exemple de Plan de Classement avec son paramétrage dans Heysquid. ⇒
En bas, l’interface de gestion des index permettant leur déclaration comme critères d’arborescence, de Facette et leurs ordonnancements.⇓
2. Les listes hiérarchiques composites
Que ce soit à l’occasion d’une nouvelle offre, d’un nouveau produit, d’une nouvelle réglementation, d’une nouvelle affaire, les raisons motivant la création de dossiers et sous-dossiers pour les fichiers sont multiples. L’arborescence étant la transposition d’une vue documentaire, nous avons intégré à notre système de gestion de contenus Heysquid cette capacité d’évolution.
Nous l’avons traduite par la possibilité de construire une arborescence logique basée sur plusieurs métadonnées (une métadonnée par niveau) dont le contenu est piloté par un référentiel “à plat” :
- Une rubrique au premier niveau
- Un thème au second niveau
- …
En d’autres termes, un utilisateur indexe les contenus grâce à des listes à plat de valeurs.
Ces listes n’ont potentiellement rien à voir les unes avec les autres d’un point de vue hiérarchique, logique ou sémantique, donc construire une arborescence physique d’indexation n’aurait pas nécessairement de sens.
Une liste hiérarchique composite est une représentation arborescente des choix d’indexation fait par les utilisateurs. Elle permet de proposer dynamiquement aux utilisateurs une représentation arborescente s’appuyant sur les seules valeurs indexées pour les contenus grâce à chaque référentiel à plat. Les différents niveaux de l’arborescence (donc le chemin d’accès aux contenus) sont paramétrables par un administrateur qui choisit de proposer tel ou tel référentiel à plat comme niveau successif de l’arborescence.
Souplesse, rapidité de mise en œuvre et adaptabilité, Heysquid à de nombreux avantages, demandez-nous une démonstration !
