Transformieren Sie Ihr Content-Management
für Unternehmen
Neuerungen, welche die HEYSQUID-Erweiterung PORTAL beim Inhaltsmanagement mit sich bringt
HEYSQUID PORTAL ist ein für Unternehmen gedachtes maßgeschneidertes Dokumentenportal. Es bietet optimierte Suche, intuitive Navigation und flüssigen Zugriff auf kritische Dokumente.
Mit seiner Hilfe kann schnell ein maßgeschneidertes Dokumentenportal erstellt werden, das die Suche, die Navigation und die Weitergabe Ihrer Informationen vereinfacht.
Sichern Sie mit HEYSQUID PORTAL Zugang zu den richtigen Informationen
In einer Welt, in der Informationen der Schlüssel zum Erfolg sind, kommt es zur Beibehaltung Ihres Wettbewerbsvorteils darauf an Ihr Inhalte richtig zu verwalten. Hierzu bietet sich die Document Portal Extension von HEYSQUID an, eine die Verwaltung Ihrer Informationen vereinfachende All-in-One-Lösung.
Erfahren Sie hier, wie diese innovative Lösung Ihr Content Management verändern kann.
„PORTAL ist unser Bezugsraum.
Hier strukturieren, indexieren und veröffentlichen wir. Endlich greifen alle Teams zum richtigen Zeitpunkt auf das richtige Dokument zu. Dies ist erweitertes Dokumentenmanagement.“
– Élodie, Beraterin für Knowledge Management
Ein personalisiertes Dokumentenportal
Die HEYSQUID-Dokumentenportal-Erweiterung ermöglicht Ihnen die Schaffung eines genau Ihren Anforderungen entsprechenden Dokumentenportals, das Ihnen das Suchen, Durchsuchen und Teilen Ihrer Informationen vereinfacht.
Hier erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann:
Intuitive Schnittstelle
Unser Dokumentenportal verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Suchen und Abrufen von Informationen vereinfacht. Ihre Teams können die benötigten Dokumente schnell finden und so ihre Produktivität steigern.
Vollständige Anpassung an persönlichen Bedarf
Sie können Ihr Portal vollständig anpassen, damit es der Corporate Identity Ihres Unternehmens entspricht. Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Farben hinzu und schaffen Sie eine einzigartige Nutzererfahrung.
Anpassbare Workflows
Heysquid bietet anpassbare Workflows, die sich Ihren spezifischen Bedürfnissen anpassen. Verwalten und verfolgen Sie auf einfachste Weise den Workflow zur Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung Ihrer Inhalte.
Erstellung personalisierter Formulare zur Bearbeitung von Inhalten
Erstellen Sie Ihrem Bedarf entsprechende Formulare, welche es Ihnen vereinfachen, Inhalte zu schaffen und zu aktualisieren.
Kompatibilität und Im- oder Exportieren aller Arten von Inhalten
HEYSQUID unterstützt den Import und Export aller Arten von Inhalten, so dass Sie sich darauf beschränken können, nur mit solchen Formaten zu arbeiten, mit denen Sie vertraut sind.
Einstellbare Abläufe von
Veröffentlichungen und Verbreitungen
Stellen Sie Ihre Veröffentlichungs- und Verbreitungsabläufe genau so ein, dass sie den besonderen Anforderungen Ihrer Kommunikationweisen entsprechen.
Wichtigste Funktionalitäten der HEYSQUID-Erweiterung PORTAL
Die Erweiterung PORTAL, das Dokumentenportal von HEYSQUID, ist eine skalierbare Lösung. Diese kann sich, egal, ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, Ihren wachsenden Bedürfnisse anpassen. Wächst Ihr Unternehmen, so können Sie auch zusätzliche Funktionen integrieren.
Baumdiagramm des Aktenplans
Der Aktenplan von HEYSQUID PORTAL ermöglicht dank eines optimierten Baumdiagramms eine klare und intuitive Organisation der Inhalte. Seine Hauptfunktionen sind:
- Strukturierte Anzeige in Form eines Baumdiagramms, welche die Navigation zwischen Sammlungen und Untersammlungen erleichtert.
- Flexible Verwaltung mit der Möglichkeit, je nach dokumentarischen Anforderungen Elemente zu erstellen, zu verschieben und neu zu organisieren.
- Schneller Zugriff auf Informationen durch dynamische Interaktion mit Suchergebnissen.
- Berücksichtigung von Zugriffsrechten zwecks einer den Benutzerprofilen entsprechenden Einschränkung von Anzeigen und Änderungen.
- Personalisierung von Metadaten zur Bereicherung der Klassifizierung und Erleichterung erweiterter Suchen.
Dank dieser Strukturierung optimiert HEYSQUID PORTAL das Durchsuchen und Verwalten von Inhalten in einer kontrollierten Umgebung.
Erweiterte Suche, Metadaten und Filter
Das Hauptsuchfeld von HEYSQUID PORTAL bietet mit seinen erweiterten Funktionen eine schnelle und effiziente Durchforschung von Inhalten durch:
- Intelligente und dynamische Suche, unterstützt durch Schlüsselwörter und automatische Vorschläge.
- Verwendung von Aliasnamen und logischen Operatoren (UND, ODER, NICHT) zur Verfeinerung von Suchanfragen.
- Anpassbare Platzhalter und Filter für erweiterte Suchen.
- Verfeinern der Ergebnisse durch Ihren Sammlungen angepasste Facetten.
- Integration in Arbeitsbereichen für eine flüssige und intuitive Navigation.
Optimieren Sie den Zugriff auf Ihre Informationen dank HEYSQUID PORTAL und seiner leistungsstarken Suchmaschine.
Verfolgung von Aktivitäten im zeitlichen Verlauf
HEYSQUID PORTAL gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit der Inhalte durch eine detaillierte Aufzeichnung der Aktivitäten im zeitlichen Verlauf mit:
- Aktionshistorie, welche alle durchgeführten Änderungen, Freigaben und Veröffentlichungen aufzeichnet.
- Statusanzeige, welche die Übergänge zwischen den verschiedenen Zuständen eines Inhalts und somit dessen Lebenszyklus sichtbar macht.
- Ereignisprotokoll, aus dessen Aufzeichnungen Benutzer und durchgeführte Operationen erkennbar sind.
- Versionsverwaltung zur Archivierung und eventuellen Wiederherstellung alter Versionen eines Dokuments.
- Benachrichtigungen und Kommentare bieten die Möglichkeit, zwecks optimaler Zusammenarbeit Änderungen zu verfolgen und zu kommentieren.
Diese erweiterte Verwaltung sichert volle Kontrolle und optimale Transparenz über die Entwicklung der Inhalte.
Indexierung von Dokumenten und Metadaten
HEYSQUID PORTAL optimiert die Verwaltung und Suche von Inhalten durch eine fortschrittliche Indexierung von Dokumenten und Metadaten:
- Automatische Extraktion von Metadaten beim Import von Dokumenten für eine strukturierte Anreicherung.
- Anpassung von Indexfeldern an die spezifischen Anforderungen von Inhaltssammlungen.
- Optimierte Suche durch Attributindexierung, die eine schnelle und präzise Navigation ermöglicht.
- Mapping von Metadaten zur Organisation und Standardisierung von Dokumentationsinformationen.
- Verwaltung von Bearbeitungsrechten, um die Bearbeitung sensibler Metadaten zu sichern.
Dieser Ansatz gewährleistet eine effiziente Klassifizierung und optimale Zugänglichkeit der Inhalte.
Auf Inhalte angewendete Aktionen (admin)
HEYSQUID PORTAL bietet eine erweiterte Inhaltsverwaltung durch den Anforderungen der Benutzer angepasste Aktionen:
- Metadatenbearbeitung mit Aktualisierung beschreibender Informationen eines Inhalts, um dessen Klassifizierung und Suche zu verbessern.
- Import von Inhalten, wobei der Applikation neue Dokumente hinzugefügt und dabei den entsprechenden Sammlungen zugewiesen werden.
- Sicheres Löschen, wobei Inhalte unter Beibehaltung des Verlaufs und der Rückverfolgbarkeit der Aktionen entfernt werden.
- Export und Freigabe, wobei Dateien in verschiedenen Formaten extrahiert und an Drittsysteme gesendet werden können.
- Versionsverwaltung zur Verfolgung von Änderungen und eventuellen Wiederherstellungen alter Versionen.
Diese Funktionen ermöglichen innerhalb HEYSQUID PORTAL eine effiziente und strukturierte Verwaltung von Inhalten.
Definition von Links zwischen Inhalten (admin)
HEYSQUID PORTAL ermöglicht die Strukturierung von Inhalten durch Festlegung benutzerdefinierter Beziehungen zwischen Sammlungen. Ausgehend von der Verwaltungsoberfläche können Administratoren:
- Beziehungen zwischen Sammlungen erstellen, um Inhalte einheitlich zu organisieren.
- Die Kardinalität der Beziehungen (ein oder mehrere verknüpfte Elemente pro Sammlung) kann festgelegt werden.
- Beziehungen können verschieden stark sein:
- Bei Weak wird die Beziehung beim Löschen eines Elements nicht zerstört.
- Bei Strong werden beim Löschen eines Elements auch die zugehörigen Inhalte gelöscht.
- Eine grafische Anzeige der Beziehungen zwischen Inhalten vereinfacht die Verwaltung.
Diese Flexibilität ermöglicht optimale Organisation und intuitive Navigation zwischen verknüpften Inhalten.
Verwaltung komplexer Workflows (admin)
Mit HEYSQUID PORTAL können komplexe Workflows zur Strukturierung des Lebenszyklus von Inhalten von der Verwaltungskonsole aus instrumentalisiert werden. Zu seinen Hauptfunktionen gehören:
- Erstellen und Anpassen von Workflows durch Festlegen von Schritten und Übergängen zwischen Zuständen.
- Assoziieren von Workflows mit Sammlungen, um die Verfolgung von Inhalten zu automatisieren.
- Definieren von erweiterten Regeln und Bedingungen zur Automatisierung von Validierungen und Benachrichtigungen.
- Rollen- und Berechtigungsverwaltung, um sicherzustellen, dass die Eingriffe der Benutzer ihrem Profil entsprechen.
- Grafische Überwachung des Workflows mit Echtzeitanzeige von Zuständen und ausstehenden Aktionen.
Dank dieser fortschrittlichen Verwaltung optimiert HEYSQUID PORTAL die Zusammenarbeit, sowie die Kontrolle von Dokumentenprozessen.
Repository und zusammengesetzte hierarchische Listen (admin)
HEYSQUID PORTAL erleichtert die Verwaltung von Repositories und zusammengesetzten hierarchischen Listen durch erweiterte Strukturierung:
- Erstellung und Import von Repositories im XML-Format zur zentralen Datenanreicherung.
- Verwaltung von Wertelisten in verschiedenen Formen:
- Flache Liste: einfache Aufzählung ohne hierarchische Beziehung.
- Hierarchische Liste: erweiterte Strukturierung auf Grundlage des SKOS-Standards.
- Interoperabilität mit externen Quellen über JSON-APIs zur dynamischen Referenzierung.
- Zuordnung von Repositories zu Eingabefeldern zur Gewährleistung von Konsistenz und Standardisierung.
- Mehrsprachigkeit für besseren Zugang sichernde mehrsprachige Beschriftungen.
Diese Funktionen straffen die Organisation und erleichtern die Nutzung der Daten innerhalb HEYSQUID PORTAL.
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HEYSQUID ist als Standardversion erhältlich oder mit Erweiterungen, die auf Ihren Fachbereich oder Ihre Projekte zugeschnitten sind.
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